取引先にオフィスの移転をお知らせするときのポイント
- 11 5月, 2016
オフィスの移転が決まったら、関係取引先や顧客に移転のお知らせをする必要が出てくるでしょう。しかし、オフィス移転のお知らせは、どんな方法で、どのタイミングで通知すれば良いのでしょうか。ここでは取引先にオフィスの移転をお知らせするときのポイントについてご紹介したいと思います。
オフィスの移転をお知らせするタイミング
オフィスの移転をお知らせするタイミングは、移転する約1カ月前が一般的です。請求書などの書類や荷物が行き違いになってしまうといったことを防ぐためにも、移転のお知らせが直前になってしまうことは避けるようにしましょう。
また、ハガキなどの郵便物でお知らせする場合は、関係連絡先のリストアップや文面の作成、印刷や発送の手配にかかる時間も考慮します。移転計画の中にお知らせ通知の準備も盛り込むようにしましょう。
オフィスの移転のお知らせ方法
以前は移転のお知らせと言えば、ハガキや封筒など文書での通知が一般的でしたが、現在では電子メールが普及しているため、メールで移転のお知らせをする方法もあるでしょう。メールですと印刷コストや郵送コストもかかりませんし、送った本人に直接目を通してもらえるため、通知方法としては効果的だと言えます。
ただし、特にお世話になっている取引先や関係者の方へは、従来のように郵便で移転の挨拶状を送る方が喜ばれるかもしれません。また、移転のタイミングが年末やお盆と近い場合は、年賀状や暑中見舞いを兼ねてお知らせすることをおすすめします。
移転をお知らせするときのメールの文例
ここでは、移転をお知らせする一般的な文例をご紹介いたします。
一般的な取引先への文例
件名:移転のお知らせ
○○株式会社 営業部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○○○、営業部の○○です。
このたび弊社は○月○日より下記の通り移転することになりましたので、ご案内申し上げます。
これを機に社員一同気持ちを新たにして、皆様のご期待に添えますよう一層の努力をいたす所存でございます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。
まずは略式ながらメールにてご連絡申し上げます。
業務開始日時
平成○○年○月○日○時より
新住所
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○-○-○
新電話番号
○○-○○○○-○○○○
新FAX番号
○○-○○○○-○○○○
一般的な顧客への文例
件名:移転のお知らせ
お客様各位
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
このたび○○商会の事務所は、○月○日より左記(下記)に移転することになりました。
今後の業務につきましては新事務所にて執り行いますので、ご案内申し上げます。
今後とも、◯◯商会をご愛顧賜りますようよろしくお願い申し上げます。
(以下、新住所や電話番号の案内)
改まった形式の文例
件名:移転のお知らせ
○○株式会社 代表取締役 ○○様
謹啓 ○○の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび、弊社は○月○日より下記へ移転し、業務を行うことになりましたので謹んでご案内申し上げます。
何とぞご高承の上、一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書中にてご通知かたがたご挨拶申し上げます。
敬白
平成○○年○○月○○日
(以下、新住所や電話番号の案内)
移転の案内は会社の信用にも繋がるポイントなので、漏れのないようにしっかりと準備するようにしましょう。特に、案内を送る先のリストアップなどは、お知らせをスムーズに行うためにも、早めに取り掛かることをおすすめします。
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