オフィスの環境改善で業務効率化を図ろう
- 25 1月, 2019
ここ数年、企業の成長戦略の一環として注目されている「オフィスの環境改善」。社員が働きやすい空間を作ることで、生産性を上げようという狙いです。なぜ、オフィスを変えることが業務効率化につながるのでしょうか。社員たちのアイデアやモチベーションを刺激する戦略的オフィスとは？ その秘密を探ってみましょう。
オフィスの環境改善で期待する効果
ひと昔前までは「オフィス」というと、四角いフロアに部署ごとで机を並べ、それを見渡す位置に管理職の机を配置するというスタイルが一般的でした。
ところが、ここ数年、「オフィスは単なる作業スペースである」という古い考えから脱却して、オフィス環境の改善に力を入れている企業が増えています。長引く不景気や成果主義による競争の激化など、社会で働く人たちにとって厳しい状況が続く中で、ストレスを少しでも和らげるためには、快適なオフィス環境が不可欠であると考えられるようになったからです。
では、実際にオフィス環境を改善することでどのような効果が得られるのでしょうか。例えば、コミュニケーションの取りやすいレイアウトに机の配置を変えたり、仕切りをガラス張りにして開放感のある空間に仕上げたりするだけでも、そこで働く人たちの満足度やモチベーションは向上するでしょうし、動線を考えたレイアウトに変えることで仕事の効率や生産性は大幅にアップします。
さらには、企業コンセプトや企業イメージをオフィス作りで体現することで、「ここで働きたい」と思う人が増えれば、採用効率アップという効果も期待できるというわけです。
オフィスの環境改善の方法
では、実際にオフィス環境を改善する場合の方法について具体的に見ていきましょう。
植物を置く
最も簡単にかつ手軽にオフィス環境を変えることができる方法のひとつです。植物の緑は目に安らぎを与えて気持ちをリラックスさせてくれる効果があるといわれています。ミーティングスペースには背丈のある大きめの観葉植物を置くことでちょっとした仕切りの代わりにもなりますし、パソコンや書類などがあるデスクの上にはコンパクトな観葉植物がおすすめです。
オフィスにBGMを流す
気分をリラックスさせるためにBGMを流すことも効果的です。知的活動を促進するクラシック音楽やインストゥルメンタル音楽などを流すことで、リラックスしながら作業を行うことができるといわれています。ただし、雑音の多いオフィスでは音楽を流すことでかえって仕事の邪魔になってしまうこともあるので、注意が必要です。
オフィスのレイアウト変更
机やキャビネットの配置など、動線を意識したレイアウトに変えることで、作業効率は大幅に向上します。また、社員同士のコミュニケーションを活発にしたい場合には、机のレイアウトを工夫することも大切です。ただし、電話やパソコンの配線などを変える必要がある場合には作業が大掛かりになってしまうことも。
休憩スペースや喫煙所の設置
ワークスペースとは分離した場所に、休憩スペースや喫煙所を設置することで、社員が気分転換することができます。ゆったりと座ることができるリクライニングチェアを置いたり、ソファを置いたりして社員同士が休憩しながら会話しやすい環境を作ることがポイントです。
オフィスの移転
テナントオフィスの場合には、契約終了のタイミングに併せてオフィスを移転してみるのも方法のひとつです。電気や電話などの配線を心配することなく、作業効率や快適性を重視したオフィスのデザインができるというメリットがあります。ただし、コスト面での負担は最も高くなることを理解してかなくてはいけません。
社員同士のコミュニケーションが活発になったり、仕事に対するモチベーションが上がったり、オフィスの環境を変えることにはさまざまなメリットが期待できます。上記を参考にしてぜひ実践してみてはいかがでしょうか。