オフィスを移転するときに必要な手続き - 株式会社ジオワークス

オフィスを移転する際には、さまざまな手続きや届出が必要になります。引越しや移転準備に追われ、ついつい届出が後回しになりがちですが、手続きの内容によっては業務に支障をきたすケースも考えられますので、なるべく早く済ませるようにしたいものです。ここでは、オフィス移転に必要な手続きについてご紹介いたします。

税務署で行う手続きと必要なもの

法人税などを納めている税務署に、異動の届出を行います。必要な書類は「異動届出書」と「給与支払事務所等移転届出書」の2つで、それぞれ移転前と移転後の管轄税務署へ届出を行います。納税地が同じであっても住所変更などの手続きが必要ですので、忘れずに届出を行いましょう。提出期限は移転日から1カ月以内です。

法務局で行う手続きと必要なもの

会社の住所を変更した場合は、法務局で登記情報の変更を行います。移転の手続きには「登記簿謄本」が必要なケースが多いので、まずは法務局で登記の変更を行うようにしましょう。提出期限は本社移転で2週間以内、支社の場合は3週間以内です。

必要なものは「変更登記申請書」と、「本店（支店）移転決議取締役会議事録」または「株主総会議事録」などの、移転を決定する内容の議事録などです。取締役員以外の代理人が手続きを行う場合は、「委任状」も必要です。

また、同一市区町村外での移転の場合は定款（ていかん）の変更手続きが必要になります。上記の書類に「定款変更議事録」を加えた書類を旧管轄法務局へ持ち込み手続きを行い、さらに新管轄法務局でもう一度手続きを行います。
手続きには書類のほか「登録免許税」が必要で、同一市区町村内では3万円、同一市区町村外では6万円かかりますので、窓口に持参するようにしてください。

社会保険事務所で行う手続きと必要なもの

社会保険事務所は年金や健康保険などを管轄している機関で、事務所移転に伴い住所変更の手続きが必要です。移転後5日以内と期間が短いので、移転したら早めに手続きを行いましょう。
必要な書類は「健康保険厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」と「登記簿謄本」です。登記簿謄本は移転完了後のものが必要ですので、法務局で登記の変更を行った後で手続きをしたほうが良いでしょう。

労働基準監査署で行う手続きと必要なもの

労働基準監督署には、「労働保険名称・所在地等変更届」を出す必要があります。また、移転先が県外になる場合は保険料の調整が必要なため、旧管轄の監督署へ「廃止届」を、移転先の監督署には「労働保険関係成立届」や「労働保険概算・増加概算」、「確定保険料申告書」を届け出さなければいけません。それから、移転完了後の登記簿謄本も、確認書類として必要となります。また、安全衛生法に関する書類が必要な場合もありますので、移転前に労働基準監督署で確認するようにしましょう。

公共職業安定所で行う手続きと必要なもの

公共職業安定所（ハローワーク）では、「事業主事務所各種変更届」を提出して住所変更を行います。移転から10日以内と期限が短いので、早めに手続きを済ませるようにしてください。

郵便局で行う手続きと必要なもの

郵便物が新しいオフィスの住所へ届くよう、移転前の郵便局へ「転居届」を提出します。手続きが遅れると重要な書類の配達が遅れることも考えられますので、忘れないようにしてください。事前申請も可能で、○月○日から転送（新住所へ届ける）という指定もできます。

このようにオフィス移転に伴う手続きはとても多い上、提出期限も短いものがあります。1つでも漏れてしまうと、後々大変になりますので、上記を参考に必ず手続きを行うようにしてください。

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