オフィスを移転するときに準備しておくべきこととは - 株式会社ジオワークス

オフィスの移転は家の引越しと似ている部分もありますが、たくさんの確認事項や手続きなどが必要です。そのため初めてオフィスを移転する場合には、何をどうしたら良いのかわからず、戸惑ってしまうという方も多いのではないでしょうか。ここでは、オフィスを移転する際に準備しておくべきことや注意点などをご紹介いたします。

オフィスの移転準備に必要な期間とは？

移転計画を始めてから、実際に移転が完了するまでの期間は、一般的に6～9カ月程度と言われています。オフィスの規模が大きい場合は、さらに時間がかかることもあるでしょう。この期間内に、移転計画の立案から移転先の物件探し、オフィスのレイアウト計画、工事業者の選定、移転に関わる手続き、実際の引越しなどを行います。このように、やらなければいけないことは多くあるので、なるべく余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

オフィス移転の計画を立てる際、まずは現状オフィスの解約予告期間を確認してみてください。アパートや賃貸マンションなどの解約予告は1～2カ月前程度ですが、オフィスの場合は一般的に解約日の3～6カ月前には解約予告をする必要があります。遅れてしまうと移転予定日を過ぎても解約ができず、賃料を支払い続けなければいけない可能性もありますので、早めに管理会社やオーナーに確認するようにしましょう。

オフィスの移転時に準備すること

実際にオフィスを移転するための準備と流れについて項目ごとにご紹介いたします。

移転先の物件探し

移転先の物件探しはオフィスの移転においては重要な部分です。選定のポイントとしては、「立地の良さ」、「広さ」、「設備の充実さ」などが挙げられます。立地の良さとしては、駅が近いか、取引先とのアクセスが良いか、騒音などが少ない環境の良い場所かといった点を考えると良いでしょう。次に、オフィスとしての広さは十分かなどを検証します。作業スペースだけでなく、応接室や会議室、休憩所などのスペースも考えるようにしましょう。最後に、電気やネット回線、空調、照明、セキュリティなどの設備の確認も忘れずに。

移転後のオフィスレイアウト計画

移転先の物件が決まったら、間取りに合わせたオフィスプランニングを行います。まず使用人数を決め、それに合わせて作業スペースのレイアウトを具体的に決めていきます。そのほかにも受付や応接室、会議室、社長室など、それぞれの部屋をレイアウトしましょう。

引越し業者や工事業者の選定

オフィスを移転する際は引越し業者だけでなく、現在のオフィスを原状回復させる工事業者や、新しく移転するオフィスの工事業者などを選ぶ必要があります。最近では全ての業務を一括して行ってくれる業者もありますので、利用を検討してみてはいかがでしょうか。また、予算についてはトラブルも多い部分でもあるので、見積もりはしっかり出してもらい、信用のある業者を選ぶようにしましょう。

ネット回線、電気や水道などの変更手続き

オフィス移転に伴い、電話やインターネット回線の変更、移転手続きなどが必要になりますし、移転に伴い撤去工事や新設工事が必要になることもあります。また、電気や水道なども移転先でスムーズに使用できるように、早めに移転の手続きを行うようにしましょう。

関係官庁や公共機関への手続き

オフィスを移転する際は、さまざまな届出が必要です。登記関係は法務局、税や保険関係は税務署や社会保険事務所、労働関連は公共職業安定書や労働基準監督署へ届出を行います。さらに消防署や警察署、郵便局などでも住所変更の届出をしましょう。

移転の案内

オフィスの移転に伴い、関係取引先や客先などに移転を案内する連絡は必要不可欠です。そのため、移転を案内する送付先の選定や案内文の作成などを行います。発送する時期の目安としては、移転の1カ月前を目安にしましょう。

オフィスを移転する際には余裕を持ったスケジュールを立て、上記を参考に準備を行うようにしてください。

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